# 善用 Word 摘要資訊、文件屬性與功能變數代碼建構動態文件 在很久以前我就知道可以在 Word 文件中使用 DocProperty (文件屬性) 來定義一些文件中經常會出現的變數，不過只有在變數特別多的情況下才會去用他，所以已經好多年忘記他的存在，其實大部分的時候用 \[搜尋及取代\] 功能就可以快速進行文件內容的替換，但前陣子看到[方丈的文章](https://dotblogs.com.tw/dotjason/2010/04/13/14564)才又突然讓我想起有這個功能可用，本文章與[方丈的文章](https://dotblogs.com.tw/dotjason/2010/04/13/14564)使用不同的技巧，但是目的是一樣的，就是讓文件可以快速變換內容。 在 Word 2007 之前要設定文件屬性是很容易的，只要選取選單的 \[檔案\] > \[屬性\] 就可以看到摘要資訊的對話方塊，但是從 Word 2007 開始很多功能就變得很難找，不知道是不是工程師做太久而不知道 User 在想什麼，我知道從 Office 2007 開始為了一般使用者設計了很多友善的使用者介面，不過對工程師還真的很不友善阿， 我真的找了很久才找到可以修改文件屬性的地方。 文件屬性還有區分兩種，一種是「**內建屬性**」，另一種是「**自訂屬性**」。內建屬性其實就[大剌剌](https://dict.idioms.moe.edu.tw/idiomView.jsp?ID=26956)的顯示在 \[檔案\] > \[資訊\] 這裡，但我卻一直認為應該有個「功能按鈕」之類的可以點開來修改而花了大把時間在**瀏覽**，原來就在如下圖標示紅框的地方，而且在欄位上用滑鼠點一下就可以直接修改，多麼的**直覺**啊！（真的會有人知道這裡的內容是可以修改的嗎？） [![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/259a7982b25457e0f4df-image_thumb.png)](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/7cf4cc3224c3f7722375-image.png) 另一個「自訂屬性」原來也放在這個區塊，只要點選 \[內容\] 即可出現 \[進階屬性\] 的選項： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/ace66e058d77fd2183a1-image.png) 點選之後就會出現跟 Word 2007 之前一模一樣的對話框，預設會停留在 \[摘要資訊\] 的頁籤上： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/b70341d14024e81c93a9-image.png) 如果要設定 \[**自訂屬性**\] 的話，可以切換到 \[**自訂**\] 頁籤即可自行新增自訂的**文件屬性**，好讓我們可以在 Word 文件中插入功能變數，如下圖為例我們新增一組「**公司名稱**」屬性，之後會用到： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/a4ba1d0c3703954d956e-image.png) 有了這些**文件屬性**後，如果 Word 文件內會用到這些資訊，就可以透過**插入功能變數**的功能插入這些文件屬性，但是「**插入功能變數**」這件事情又變成我的一個障礙，我又是找很久才找到這個功能，各位從下圖應該很容易可以意識到插入功能變數原來在 Ribbon 功能表的 \[**插入**\] > \[**快速組件**\] 裡，我的問題是：使用這個功能根本**不快速**阿？ 註: 我當時想了很久但就是不想去點 \[快速組件\] 這個按鈕，不覺得 \[功能變數\] 與 \[快速組件\] 有何關連？ ### 如果要插入「內建屬性」可以參考下圖操作： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/1026d35fd05b7461077a-image.png) ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/677fcbc0d19619d97e6a-image.png) 如果我們是插入**內建屬性**的**作者**欄位，在 Word 2007/2010 中游標移至該欄位時會出現以下畫面： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/d79c114c63ce499f36a1-image.png) ### 如果要插入「自訂屬性」可以參考下圖操作： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/44d4791790b20e49d0b1-image.png) [![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/e61f570801adb0ec2070-image_thumb.png)](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/67241c69166b7b4d0f47-image.png) 如果我們是插入**自訂屬性**的**公司名稱**欄位，在 Word 2007/2010 中游標移至該欄位時會出現灰底，這樣的畫面跟 Word 2007 之前的畫面一模一樣： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/363f094f969ef27443b2-image.png) 當你在該**功能變數**按下滑鼠右鍵時，還會出現與功能變數有關的三個功能，分別是： - 更新功能變數：更新最新版**自訂屬性**的內容 - 編輯功能變數：會開啟功能變數選單 - 切換功能變數代碼：可讓你修改功能變數的細部語法 ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/733720c2a4b2cdd3e49c-image.png) 如果我們點選 \[**切換功能變數代碼**\] 還可以看到在 Word 裡實際儲存的功能變數語法，你也可以自行修改功能變數的語法，至於 \\\* 語法為 Word 的 [格式 (\\\*) 功能變數選項](http://office.microsoft.com/zh-tw/word/HP051862221028.aspx?pid=CH061047321028)，可用來修改取得**文件屬性文字**後應該如何顯示該文字的內容，預設為 MERGEFORMAT 即代表預設不修改文字的格式。 ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/3d739206c95c458f53e4-image.png) 額外舉個與文件屬性無關但卻實用的例子，一般來說我們簽合約時只要與金額有關的數字都會使用「中文大寫」的格式，這時如果你手動將功能變數的內容修改成 **{ = 189000 \\\* CHINESENUM2 }** 並按下滑鼠右鍵選取 \[**更新功能變數**\] 的話，該數字 (**189000**) 就會透過 [格式功能變數選項](http://office.microsoft.com/zh-tw/word/HP051862221028.aspx?pid=CH061047321028) 修改為 \[**壹拾捌萬玖仟**\]。 ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/cc781d7cadee4683e277-image.png) ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/aa01d6d4e424670c070f-image.png) 如果你的 Word 文件有非常多插入的功能變數要更新，只要先按下 Ctrl + A (全選) 然後再按下 F9 功能鍵即可針對整份文件進行功能變數更新的動作。 如果你希望在列印文件時「自動更新功能變數」的話，也可以修改 Word 選項，如下圖示： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/1838215c62cd44e03ff1-image.png) **備註** - **功能變數**的英文原文為 **Field**，照理說應該翻譯成「欄位」比較好，可能是沿用早期翻譯的關係! **相關連結** - [格式 (\\\*) 功能變數選項 - Word - Microsoft Office Online](http://office.microsoft.com/zh-tw/word/HP051862221028.aspx?pid=CH061047321028) - [欄位參考資料 - Word - Microsoft Office](http://office.microsoft.com/zh-tw/word-help/CH006104723.aspx) - [功能變數代碼：DocProperty 功能變數 - Word - Microsoft Office](http://office.microsoft.com/zh-tw/word/HP051861451028.aspx)