# Office 365 管理系列：啟用 SharePoint Online 外部使用者 在 Office 365 的 SharePoint Online 裡，建立完小組網站 ( Team Site ) 後，通常會先設定小網站組的成員 (透過群組設定)，不過設定的時候，預設只能選取組織內的使用者，如果你想邀請公司以外的人也一起加入該小組網站，那麼你必須額外啟用【**外部使用者**】才能讓網站管理者邀請外部使用者，一起使用小組網站，如此一來就能讓更多人一起參與各專案的文件協同作業，也可提高溝通效率。 \>>> [試用 Office 365 的申請連結](https://portal.microsoftonline.com/partner/partnersignup.aspx?type=Trial&id=f0435869-442c-4792-9427-0ba0c9b976ef&msppid=811392) <<< **在開始講解前，先解釋一下 SharePoint 的網站架構：** - 在 SharePoint Online 裡，是由一個一個的 **網站** ( sites ) 所組成。 - 在 SharePoint Online 裡，網站大致區分 3 種類型： - **小組網站 ( Team Sites )** - 只有組織內擁有權限的使用者，才能進入該網站，可以當成 **企業內部網站** 之用。 **註**: 小組網站無法匿名存取，一定要登入才能用! - 在一個組織裡，會有一到多個【**網站集合**】( site collection ) - Office 365 for Pro & Small Business: 最多只能有 1 個網站集合 - Office 365 for Enterprise: 最多能有 300 個網站集合 - **公開網站 ( Website )** - 只接受匿名存取 ( 不用事先登入就能瀏覽的網站 )，可用做 **企業外部網站** 之用。 - 在一個組織裡，最多只能有一個【公開網站】( public-facing Website ) - **我的網站** ( My Sites ) - 組織裡每位使用者都會有一個【我的網站】，這也屬於一個【網站集合】。 **關於【網站集合】的內容與階層架構** 每個**網站集合**的最頂層，會有一個預設的 **根網站** (root site)，而在 **根網站** 下可能會有兩種內容： - 頁面 ( Page ) - 子網站 ( Site ) **重點是：**每個 **子網站** 還可以包含其他 **頁面** 與 **子網站**，形成一個多階的網站架構，如下圖示： [![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/5f221ce67b114e325708-image_thumb_126.png "image")](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/a24f6848a031c2a74eb4-image_1830.png) **關於【網站集合】與【網站】的使用權限** 小組網站 ( Team Sites ) 必須事先授權才能進入，這是基於組織分層負責的授權的考量，因此一個組織裡的網站集合必須妥善規劃，才能有效管理。我們先來看看，如何在 SharePoint 中授權使用者： 1\. 先進入 Office 365 管理員首頁 ( [https://portal.microsoftonline.com/](https://portal.microsoftonline.com/ "https://portal.microsoftonline.com/") )，並點選【小組網站】進入 [![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/f51da2664c8b26611bb9-image_thumb_127.png "image")](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/a94b5e818a95fed12a05-image_1831.png) 2\. 點選【網站動作】| 【網站設定】 [![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/20315bcf2b8fc59d39ec-image_thumb_128.png "image")](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/8fdb3f4dd8140c88abe1-image_1832.png) 3\. 這裡的【使用者與權限】定義了該網站所有與【使用者與權限】相關的設定 ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/bda12b93e1f869e21704-image_1833.png) 【使用者與權限】主要有三個功能： - **網站權限** - SharePoint Online 預設內建四種權限 (不可移除) - 小組網站 擁有人(**Owner**) ：具有完全控制權。 - 小組網站 成員 (**Member**) ：![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/miniasp.sharepoint.com/3fa06efc736d9675650d-blank.gif)可以檢視、新增、更新及刪除清單項目和文件。 - 小組網站 訪客 (**Visitor**)：![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/miniasp.sharepoint.com/3fa06efc736d9675650d-blank.gif)可檢視頁面與清單項目，並可下載文件。 - 檢視者         (**Viewer**)：可檢視頁面、清單項目及文件，但無法下載。 - **人員與群組** - 可以用這個功能將【**使用者**】加入到群組當中 - **注意**: 因為在根網站設定的權限，預設會繼承給所有子網站，因此建議各位不要在跟網站指派權限，以免給予使用者過大的權限。 - **網站集合管理員** - 這是用來管理整個【**網站集合**】的最高權限管理者 - 預設 **網站集合管理員** 是 **Company Administrator**，也就是 Office 365 的 **全域管理員 (Global Administrator)** \--- 終於要進入本篇文章的重點，也就是【**如何啟用 SharePoint Online 外部使用者**】。 \--- 因為【小組網站】必須要事先授權【特定使用者】才能進入網站，不過在預設的情況下，只有**組織內部的使用者**才可以被設定加入群組。意思也就是說，只有 Office 365 上的使用者才能被指派到群組裡。 當我們想新增一位外部使用者到特定群組時，如果沒有正確設定，是無法加入的。(點圖可放大顯示) [![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/d3aa8eb801accd3bfdca-image_thumb_129.png)](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/f0c3dcaa3bede42c31f3-image_1834.png) 如果我們希望這個協同作業的小組網站，也能邀請組織外的人也一起加入，例如：外包人員、客戶、廠商、…等等，那麼我們必須針對 SharePoint Online 做出特別的設定，好讓網站管理者能夠邀請這些**外部使用者**加入該小組網站。 首先，SharePoint Online 認可的 **外部使用者** 是有限制的，只有以下類型的 Email 才能被邀請加入： - 所有 **Live ID** 都可以加入 ( 任何信箱都可以註冊成 Live ID ) 註: 未來 **Live ID** 會被正名為 "**Microsoft 帳戶**” - 微軟免費郵件服務上的所有信箱：Hotmail.com; Live.com; MSN.com; Outlook.com - 微軟在世界各地額外開放的免費信箱，例如：hotmail.com.tw, hotmail.fr 諸如此類的 - 所有在 **Office 365** 或其他 **微軟線上服務** ( Microsoft Online Services ) 使用中的 Email SharePoint Online 基於安全考量，預設不允許 **外部使用者** 加入小組網站，因此必須依照以下步驟進行設定： 1\. 先進入 Office 365 管理員首頁 ( [https://portal.microsoftonline.com/](https://portal.microsoftonline.com/ "https://portal.microsoftonline.com/") )，並點選 SharePoint 的【**管理**】連結進入 SharePoint Online 系統管理中心： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/be1b2f4115c9a21c05cf-image_1835.png) 2\. 點選 SharePoint Online 系統管理中心的【**管理網站集合**】 ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/a04ca609773f8a571bc4-image_1836.png) 3\. 點選【設定】|【管理外部使用者】 [![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/d630f5afe095bb200ea9-image_thumb_130.png)](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/8b33457ff82f799a4a58-image_1837.png) 4\. 點選【允許】並按下**儲存**按鈕 ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/ad44af573af40ecf0ab5-image_1838.png) 以上步驟主要針對【組織】進行啟用，但啟用之後，各小組網站依然無法加入外部使用者，還必須針對【**網站集合**】啟用【**外部使用者邀請函**】功能，才能正確使用。 **注意**：一個【網站集合】設定一次即可。 以下是設定步驟： 1\. 進入小組網站，並點選【網站動作】|【網站設定】 2\. 點選【網站集合功能】 ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/6284378ddcfabf6da0ab-image_1839.png) 3\. 找到一項【**外部使用者邀請函**】並點選【**啟動**】即可設定完成! [![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/082e5d864416f78d8342-image_thumb_131.png)](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/a947f5baf0fd90d55e42-image_1840.png) 上述動作主要針對【網站集合】進行啟用，不過，你還是不能把**外部使用者**加入小組網站的群組當中，我們的最後一步，是【發出邀請函】給你想要邀請的外部使用者，必須先徵詢對方同意之後，才能加入到小組網站裡！ 以下是邀請成為外部使用者的步驟： 1\. 點選【網站動作】|【分享網站】 (邀請新使用者加入您的網站) ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/f4df303e25ad6ced209f-image_1841.png) 2\. 在邀請的同時，你只能選取【**小組網站 訪客**】與【**小組網站 成員**】這兩個內建群組，最主要還是怕管理者不小心授權了過大的權限給外部使用者，以免不該揭露的資訊外流。這裡我們再複習一次這兩個內建群組的權限： - 小組網站 成員 (**Member**) ：![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/miniasp.sharepoint.com/3fa06efc736d9675650d-blank.gif)可以檢視、新增、更新及刪除清單項目和文件。 - 小組網站 訪客 (**Visitor**)：![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/miniasp.sharepoint.com/3fa06efc736d9675650d-blank.gif)可檢視頁面與清單項目，並可下載文件。 此時，請在輸入欄位上打上外部使用者的 Live ID 或可輸入的 Email 地址，在按下【**檢查名稱**】按鈕，只要 Email 出現底線，就代表郵件符合格式，最後按下【**共用**】就會發出邀請函。 [![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/76bcb0f3faad0a4bcf2a-image_thumb_132.png)](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/9969b5d442fc7bfd61ec-image_1842.png) 3\. 外部使用者會收到從 SharePoint Online 發出的 Email，其內容如下圖示，外部使用者點下【**請接受您的邀請！**】按鈕後，就會設定完成。 [![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/65a626733abb133c619b-image_thumb_133.png)](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/16e985f5b94697819110-image_1843.png) 點開連結後，會被導向一個 SharePoint Online 的登入畫面，從這個畫面你就可以知道，就算你能夠成功發出邀請函給外部使用者，但到了這一步，並不代表就能登入，該信箱必須是 Live ID 或 Microsoft Online Services ID 才能成功登入！ [![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/bdb5649f3097082fc341-image_thumb_134.png)](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/f6896e08b3f03372f439-image_1844.png) 邀請成功後，你也可以直接進入到【**小組網站 訪客**】或【**小組網站 成員**】查看，看是否外部使用者已經成功被加入： ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/612973e77339cb82eaf4-image_1845.png) **最後總結以下啟用 SharePoint Online 外部使用者的步驟** 1. 從 **SharePoint Online 系統管理中心** 設定【**允許**】外部使用者 2. 從 **網站集合** ( SIte Collection ) 設定 **啟動**【**外部使用者邀請函**】 3. 從 **網站** 或 **子網站** 點選【網站動作】|【**分享網站**】邀請外部使用者 4. 通知外部使用者收信，並按下【**請接受您的邀請！**】按鈕 \>>> [試用 Office 365 的申請連結](https://portal.microsoftonline.com/partner/partnersignup.aspx?type=Trial&id=f0435869-442c-4792-9427-0ba0c9b976ef&msppid=811392) <<< **相關連結** - [SharePoint Online planning guide for Office 365 for professionals and small businesses](http://office.microsoft.com/en-us/office365-sharepoint-online-small-business-help/sharepoint-online-planning-guide-for-office-365-for-professionals-and-small-businesses-HA101988914.aspx?CTT=5&origin=HA102034535) - [Account Roles in Office 365](http://mycentraladmin.wordpress.com/2012/04/17/account-roles-in-office-365/) - Administering Office 365 for Small Businesses Jump Start