# 多奇數位創意 Outlook 行事曆使用技巧 (會議通知、會議告知)

身為資訊工作者，每天要應付大量資訊，手邊就算有強大的軟體支援，但若不會使用，或是觀念不夠完整，都將無法有效運用。而且，現今的工作，很少有僅自己一人獨立完成的，若要召開會議或會議告知，在使用 Outlook 的過程中都有些注意事項。今天我要來分享我這幾個月刻意整理起來的一些 Outlook 行事曆使用技巧，以及在公司裡經常耳提面命的小細節，大多都是與召開會議相關的小細節。

**新增會議時的畫面** (點圖可放大顯示)

[![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/cae8a78f201909d9bbd5-image_thumb_177.png)](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/229c2d24875470d0c462-image_2131.png)

**※****基本原則**

-   請務必填寫【**主旨**】、【**地點**】、【**開始時間**】與【**結束時間**】
-   會議的【**詳細資訊**】請盡量填寫，填寫原則請參考稍後會介紹的【**會議通知**】原則
-   **請站在所有與會者的立場撰寫主旨**。例如你要發會議通知給客戶，千萬**不要**將寫成以下：

-   主旨：到我公司開會 (客戶看到的「我」跟你看到此會議的「我」完全不一樣)

-   **請站在所有與會者的立場撰寫地點**。例如你要發會議通知給廠商，千萬**不要**將寫成以下：

-   地點：3F會議室       (哪裡的會議室？哪間公司？地址在哪？這種地點描述會讓對方傻眼！)

-   善用 **色彩類別** 功能，替不同類型的**約會項目**設定醒目的顏色 (以下是我的**月行事曆**畫面圖示)  
    ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/2db9e3cb4acc2531b040-clip_image002.jpg)

**※會議通知**

-   填寫【**主旨**】欄位的注意事項：

-   必須使用 **唯一主旨** (不重複)，名稱必須 **簡明扼要、一目了然**

-   **錯誤範例**：**專案會議**
-   **正確範例**：**到保德信洽談行動版網站的專案會議**

-   可以列出**主要的會議對象**，例如 **客戶公司名稱** 或 **專案名稱**

-   **範例**：**北市府○○○科長與○○公司相關人員參訪多奇辦公室**

-   **不用刻意加上時間**，但可以標註「**第幾次會議**」

-   **範例**：**E** **管家第三期第 12** **次專案會議**

-   填寫【**地點**】欄位的注意事項：

-   務必寫上會議地點的**詳細地址**〈包括**完整地址**與**會議室號碼**〉

-   **錯誤範例**：**801****會議室**
-   **正確範例**：**台北市信義區松仁路****7****號7****樓 (****台灣微軟 801** **會議室)**

-   如果只有自己公司的人參加且所有人都在同一間辦公室上班，這時才可以輸入簡短地點。
-   如果會議在自己公司，但有公司外或其他辦公室的人參與，還是必須輸入完整地址描述。
-   當輸入完整地址時，請注意幾件事：

-   完整地址寫在前面，如果要標註地標名稱請加上一個空格後加上地標名稱。  
    因為用手機看行事曆地址時，預設會將前面的地址自動加上 Google Maps 連結。
-   填寫地址時，請不要自行加上空白字元間隔數字與中文部分。  
    因為用手機看行事曆地址時，遇到空白字元就會導致 Google Maps 地址連結被截斷，這樣開啟 Google Maps App 之後會因為地址不完整而找不到地點。
-   錯誤範例：台灣微軟 (台北市信義區松仁路7號7樓) ↑ 問題解說：地址應該寫在前面！
-   錯誤範例：台北市信義區松仁路 7 號 7 樓 (台灣微軟801會議室)  
    ↑ 問題解說：地址不該有空白字元！
-   錯誤範例：台北市信義區松仁路7號7樓(台灣微軟 801 會議室)  
    ↑ 問題解說：地址與地標之間要有一個空白字元！
-   正確範例：台北市信義區松仁路7號7樓 (台灣微軟801會議室)

-   填寫【**詳細資訊】**欄位的注意事項：

-   **主要聯絡人**或**會議主持人**

-   包括 **完整姓名 (全名)**、**別名暱稱** **(****英文名稱)**、**連絡電話**、**Email** 等等。因為現在人都會帶手機出門，會議資訊都會跟手機同步，若與會人員找不到地點，可以透過手機直接聯繫相關人員。

-   **會議目標**

-   開會是時間的殺手，要達成一個有效率的會議，要讓大家明白這次開會的主要目的為何？預期想達到甚麼目標？

-   **會議大綱或議程**

-   清楚的大綱或議程，可以協助會議進行，除此之外，也可以幫助會議發起人想清楚你到底找大家開會的真正目的為何？
-   很多人想不清楚(或懶得想)自己遭遇甚麼問題，卻拉一堆人討論問題在哪裡，這樣真的很浪費時間。照理說，會議的目的是集思廣益，讓與會人發表意見、腦力激盪，如果有人在會議上是不說話的，這些人根本就不該來開會。  
    (那是政令宣導或教育訓練，而不是會議)

-   **預留會議記錄欄位**

-   方便會議過程中用手機紀錄會議摘要 (格式不拘，直接留一個表格外框在裡面也行)

-   **其他相關資訊**

-   可以在詳細資訊放上目的地的 Google Maps 截圖
-   貼上地圖外，請務必也貼上**地圖**的**短網址**，方便手機用戶隨時查詢地圖資訊。  
    (因為大部分支援 Outlook 的智慧型手機都不支援查看 Outlook 約會項目上的圖片)

-   會議設定完成後，才使用 Outlook 的【**邀請與會者**】功能發出會議邀情郵件

-   發出郵件之前，請再次檢視內容是否有錯字，或有言不及意的地方。
-   切勿頻繁更新會議通知，這樣不太禮貌，建議一次做到正確，非不得已才更新會議通知。

**※****會議告知**

無論你要發起一次會議，或是參加某個會議，同時要告知公司其他人你預期參加該會議時，這裡有些原則可以幫你有效管理【會議告知】的任務。

-   **你是會議發起人**

-   請依照上述【**※會議通知**】的說明完成會議通知
-   如果你想要「**告知**」某人你即將參加此會議，**請不要**把對方加入會議通知，這樣會汙染對方的行事曆項目，讓對方的行事曆上加入一堆不必要的約會項目。
-   請用以下方式「**轉寄**」行事曆約會項目給對方，但請選擇「**以 iCalendar 方式轉寄**」  
    **注意**：若你使用預設的**轉寄**功能，還是會汙染對方的行事曆，對方並沒有要參加會議！

![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/2dbbe5932ae2220741ed-image_2132.png)

-   **你是會議與會人** ( 是別人發會議邀情給你的 )

-   如果你想要「**告知**」某人你即將參加此會議，**請不要**使用**預設的轉寄功能**，這樣還是會汙染對方的行事曆，對方並沒有要參加會議！
-   使用**預設的轉寄功能**另一個**缺點**是，當你寄出郵件會，原始的會議發起人會收到會議邀情通知，你想告知會議的郵件內容會被「會議發起人」得知，這可能會有**非預期**的**副作用**。  
    你自己看看下圖，如果真的寄出，會引來多少誤會啊！ ( 以下為模擬情境，純屬虛構 XD )  
    ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/d455b6f3f0fd751aa1f9-image_2133.png)
-   因此，請務必使用「**以 iCalendar 方式轉寄**」的方式轉寄郵件。如下圖示：  
    ![](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/stwillblogassets.blob.core.windows.net/b933b798ea8b7d326796-image_2134.png)

一些小小的使用細節，做得好可以減少許多誤會喔！