The Will Will Web | 台灣、雲端與颱風:我將公司全面雲端化的心路歷程

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記載著 Will 在網路世界的學習心得與技術分享

台灣、雲端與颱風:我將公司全面雲端化的心路歷程

這次 杜鵑颱風 橫掃台灣,即便台灣每年都要應付這麼多大大小小的颱風,但這次還是傳出不少災情,希望大家都能安然度過!這次颱風來臨前,家人說要上台北,叫我這次不要回台中,躲過了塞車之苦,不過在家悶了好幾天,也著實有點難受,事情想著想著想到了十多年前剛創業的時候遇到的「納莉颱風」,這次颱風幾乎把當時剛起步的博客來網路書店給摧毀(因為主機泡水),當時的新學友也因為納莉颱風而重創。當時我公司剛創立沒幾個月,辦公室位於忠孝東路一段竟然也大淹水(水深到腳踝),還好當時伺服器是擺在桌上,只有斷電而已,主機與資料都完好,當時可沒甚麼雲端備份服務可用,如果當時主機泡水的話,那就真的慘了。(可能就不會有現在這個部落格了)

(上圖是一位太空人 Kjell Lindgren 從太空站拍攝杜鵑颱風的相片,他每天都會從太空站直接發照片到 Twitter 上)

我大概在兩年多前,決心將公司重要的服務與資料搬上雲端,盡量不讓自己管理實體伺服器,而是更加專注在公司經營與商務營運方面。這些年下來,已經明顯感受到雲端化帶來的效益。各位可能很難想像我到底花了多少時間說服自己「上雲端」的心理障礙,以及下定決心後如何在幾個月內將自己的公司全面雲端化,並在幾年之間讓公司成長了 50% 之多!

以下我想分享我這些年公司雲端化過程的一點心路歷程:

猶豫期

我公司成立至今 14 年半,好長一段時間公司內的伺服器主機都是我自己管理,因為公司的伺服器管理許多重要的資料,也提供一些公司內需要的一些網路服務,例如 AD、自行開發的客戶資料管理系統(CRM)、Wiki、郵件伺服器等等,這些東西其他人也不熟,實在不放心假手他人。不過公司成長到一定程度,公司也開始有了專職的 IT 人員,人多了之後,就開始思考不同的主機、服務要如何設定適當的權限,以便授權給不同人員管理。

其實自己管理主機並沒有什麼問題,由於自己懂得如何管理,所以成本可以壓的非常低 (我的時間成本不算的話),管理伺服器的過程也可以得到不少成就感,好像沒甚麼不好的?真的是這樣嗎?

事實上,這些看似正常的主機每隔幾年都會壞掉一次,硬碟壞掉是最常見的,還有 CPU 壞掉的、記憶體壞掉的、電源供應器壞掉的,這些硬體的失誤不可控制,你也無法預測何時會發生,實際經驗告訴我,管理重要的資訊資產,憑「感覺」完全是鄉愿的態度,也不能完全以「成本」為主要考量。例如:這顆硬碟半年前才剛換過,負責儲存備份的電腦壞了沒關係,等有錢再買好了,反正這幾個月應該還不會壞掉。(我就遇過買的新硬碟一周內就壞掉的情況,你根本無法事先預料,且所有資料都無法救出來)

硬體的部分既然會壞掉,一個好的 IT 政策在規劃的時候,你必須「假設」所有硬體都是隨時會壞的,用這樣的態度去規劃,才能做好完整的資料保護。

再來就是「人」的部分,所有的軟硬體都是「人」在管理,硬體會失誤,人的失誤可能會更頻繁,就算你相信自己不會犯錯,交給別人做呢?能保證不出錯嗎?你的人真的能專業到確保出錯後還能復原嗎?這部分的「風險」絕對比你想像的來的大,任何跟「人」相關的工作,都會失誤,這也是莫非定律的第一條所說的:「Anything that can go wrong will go wrong.」( 凡事只要有可能出錯,那就一定會出錯 )

所以我對於 IT 政策的規劃的基本原則就是「不要相信人」,因為沒有任何人可以保證不出錯(包括我自己),所以只要能自動化的工作,一定要全部自動化,可以透過程式或指令自動化的動作,一定寫程式處理,絕不讓「人」手動操作這麼多複雜的步驟,因為任何一個步驟一不小心都有可能出錯。

我在思考公司全面雲端化的可行性時,考量非常多層面,當然也想過成本問題,而在猶豫是否導入的過程,花了我不少時間評估,也很難下決定,尤其是牽涉到「花錢」的時候,就會再三猶豫,這是一種「慣性」,想要突破這種「避免花錢」的思維,所花費的力氣與時間成本絕對比你想像的還多!

有時候,人就是必須感覺痛了,才知道要改變!

 

導入期

在歷經多次痛苦的 IT 意外事件後,我終於痛定思痛,決心將公司全面雲端化,而在導入的過程,我找了許多線上的雲端服務,這些服務在網路上有超多選擇,我也嘗試了很多家服務,在規劃的階段,我列出了以下清單,並且逐一試用:

你可以發現我花了大量的時間試用、挑選這些雲端服務供應商,累積了不少心得,只要覺得不錯就導入公司使用。

在公司導入這些雲端服務,其實最大個進入障礙就是「大家不去用」,我的導入原則是這樣的,先向公司同仁分享將導入新的服務,清楚的告訴大家這次要導入的服務優缺點為何,以及為什麼要用這套服務,讓大家直接將這些線上服務用在手邊的專案上,如果用了一段時間大家不太愛用了,那就是這家的服務沒那麼實用,那我也不堅持,直接換下一套,畢竟這些線上服務都是月租的型態,其實沒甚麼轉換成本。

我們用了兩年時間不斷的挑選與試用,上述標示粗體的部分就是我們公司最後還有在使用的,建議大家也可以試試看!

在這些線上服務中,你可以發現有很多是 Microsoft 提供的產品,不是說我都用 .NET 做開發,所以都只推薦微軟的產品,事實上是我在用過這麼多線上服務中,Office 365 是我見過整合的最好的產品(其實並不是一開始就很優,而是越來越好用),在眾多 Office 365 產品線中,有個方案 Office 365 商務進階版 則是我研究過性價比(C/P)最高的產品,一個月 NT$ 400 起 (每位使用者),在這個方案裡包含了以下軟體與服務:

  • 安裝軟體
    • 最新版 Office 2016 應用程式 (離線安裝版),並且可同時用在 Windows 與 Mac 電腦,合法授權使用!
    • 每位使用者可在 5 台 PC 或 Mac、5 台平板電腦 (Windows、iPad 與 Android) 以及 5 支手機上安裝 Office!(使用時須登入你的 Office 365 帳號)
  • 線上服務
    • 完整的 Exchange Online 郵件服務(可跟 Outlook 完美結合)
    • 每個人都會有個 Outlook Web App 線上收信介面,功能非常完整
    • 每個人都會有個 50GB 的超大信箱空間,可存放超過 15 年的郵件
    • 可使用商務用 Skype (即 Skype for Business) 工具在公司內進行協同作業 (聲音、影像、分享螢幕、遠端控制)
    • 可使用商務用 Skype (即 Skype for Business) 邀情外部人員進行視訊會議(外部人員參加視訊會議免費)
    • 可使用 yammer 企業社交網路(這其實不太實用,哈哈)
    • 可使用 Office Online 直接用瀏覽器建立並編輯 Word、OneNote、PowerPoint 及 Excel 文件,新版還支援多人同時編輯,超酷!
    • 可使用商務用 OneDrive (類似 Dropbox 或 Google Drive),每個人有多達 1TB 空間可用
    • 可使用小組網站 (SharePoint Online) 共享文件與檔案,並可透過 商務用 OneDrive 共用檔案
    • 可使用 Office 365 Video 影音頻道,在公司內部共享影音資源 ( 相關說明 )
  • 上述軟體皆包含
    • 服務有保證上線時間達 99.9% 且具財務後盾的服務等級協定 (SLA)
    • 提供五層安全防護與主動監控的先進安全措施 (詳細說明) (簡言之:比你自己管理安全多了)
    • 強調隱私權管理 (詳細說明)
    • 完整且容易上手的 Web 系統管理介面 (無須專業人員即可管理帳號與設定信箱)
    • 永遠的最新版軟體 (所有 Office 365 相關產品的最新版你都可以免費下載安裝)
    • 無限制使用 Office 365 的 Active Directory 整合,可輕易的在公司內部實作單一簽入機制
    • Microsoft 支援提供電話與線上解答、操作教學資源 (瞭解詳情)

上述所有的功能,每位使用者一個月只要 NT$ 400 元,我覺得軟體真正的價值是看你會不會使用,其實這些功能整合在一起之後,真的非常強大,大家可以進��我的 Will 保哥的技術交流中心 粉絲團,並且點擊粉絲團上方的「立即購買」就可以獲得免費 30 天試用,同時我們公司也有 Office 365 專業顧問會輔導大家如何更有效率的使用 Office 365 相關軟體。當然,如果想要詢問其他線上服務的使用心得,我們也是很歡迎大家一起交流的! 

 

收成期

一間企業在經營的過程中,有太多大大小小的隱藏成本在消耗,其中最看不見的就是這些 IT 基礎建設,感覺沒事就沒事,只要一出事就是大事,所以身為 IT (唉踢) 人員,總是有種莫名的失落感,尤其是平時在公司想看一些 IT 書籍或雜誌還會被老闆說上班時間不准看書的落寞。

身為一個老闆,我將公司內部的 IT 全面雲端化之後,所看到的業績成長、服務品質提升、自由的時間更多,這些都只是表象,我並不是要說將公司 IT 雲端化之後真的有這種魔力,而是身為老闆的你,意識到哪裡不一樣了嗎?是的,你的注意力轉移了!

我兩年前參加 2013 第6屆iT邦幫忙鐵人賽 的一篇 Will 保哥的 IT 創業之路 (29) - 建立良好的夥伴關係 文章中開頭就寫到:「企管書籍常說,企業應該要做自己擅長的事情,要聚焦,不擅長的事情應該都要外包,才能降低成本,維持企業競爭力。這話說的有道理,但前提是你要能找到一個能信賴、擁有相同價值觀的廠商或夥伴,才能真正降低成本維持競爭力。」現在回頭看看,還真是越看越有感覺,我將公司 IT 全面雲端化之後,所得到的並不是「一堆好用的功能」而已,更重要的是「注意力」集中了,因為一個人的注意力有限,當你專心一件事情,同時另一件重要的事情就會被忽略。當你把注意力專注在公司經營、業務開發、內部管理、協同作業上,這些對管理者來說更重要的事情上,只要景氣不要太差,公司會進步、會成長應該都是必然的結果!

當我感受到全面雲端化的效益之後,我同時也意識到,其實這個「雲端化」過程幾乎是不可逆的,原因有幾個:

  • 雲端競爭激烈,成本被壓在一定的程度下 (大多還免費),上雲端之後的成本大約在人均工資的 1% ~ 3%左右!
  • 選擇知名品牌且多人推薦使用的雲端服務,通常都不會太難用,但使用習慣還是會因國情不同而有所差異。
  • 雲端平台通常提供一定程度的客製化功能,只要學會如何應用,通常可以組合出自己想要的使用情境 (自行開發客製化軟體就很難有這種彈性)
  • 讓有經驗的雲端平台業者代管主機與網站,絕對比自己 (公司內的自己人) 管理網站來的安心。

 

結語

我自己就是一間小型公司的老闆,隸屬於台灣最常見的中小型企業,非常清楚知道經營公司最重要的就是「開源」與「節流」,在景氣不好的時候「開源」不易,這時就必須「節流」。但你可知道「節流」很容易養成習慣,因為省錢這件事是可以自我掌控的,但如果省過頭,其實也會流失掉許多潛在的成長機會,這個觀念說起來很容易,做起來卻沒那麼容易,踏出第一步總是艱辛的。

光是談「雲端化」,其實每個人早就在用了,早在十多年前的 ICQ 與 MSN 其實就是一種雲端服務,像我身邊每個朋友都在用 Dropbox 雲端硬碟,每個人也都擁有一個以上的 Gmail 或 Hotmail 帳號。但如果談到「公司」也要雲端化,就好像還有點遙遠,大家都覺得好像「不需要」或「還早」,也許之前是這樣,但現在由於各家雲端業者的平台、服務、品質、可靠性、安全性都越來越到位,我覺得時間差不多了,若要真正感受雲端帶來的效益,還是必須身處雲端才會有感覺,這是我這兩年體會到的深刻感受。