# 如何使用 Office Word 的「合併列印」功能發送大量客製化郵件 如果要發送大量客製化/個人化的郵件，透過 Office 系列的產品來實現應該是最簡單不過了，你只要有 Excel + Word + Outlook 就可以輕鬆搞定，這篇文章我就來說說這個過程。 ![sending email](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/8efd02b5df34d3ef0613-208307755-e64f8f9d-f6f3-4652-9982-e08c505207e9.jpg) ### 準備工作 要實現發送大量客製化郵件的任務，基本上有以下 3 點準備工作： 1. 開啟郵件軟體 (Office Outlook) 你的 Outlook 必須已經設定好信箱，因為發信的過程無法設定「寄件者」資訊，所以會用 Outlook 的預設寄件人來發信。 如果你已經有在用 Outlook 的話，基本上是不用做任何設定的！ 2. 準備資料來源 (Office Excel) 我們需準備一個簡單的 Excel 檔案，第一個工作表假設為 `Sheet1`，而該工作表的**第一列**為**欄位名稱**，這樣就可以當作我們的資料來源。 3. 準備郵件範本 (Office Word) 這裡寫上「郵件內文」部分，可以貼圖、標示顏色、改字級大小，你想怎樣調整都可以，最後他都會變成一封郵件送出去。 至於郵件中需要放置「變數」的地方，就先預留下來，等最後一步的時候可以透過「插入合併欄位」功能，插入「資料來源」中的欄位值。 > 開啟原本已經設定好合併列印的 Word 文件時，請記得不要執行 SQL 語句，因為會需要重新選擇資料來源。 ### 開始設定合併列印文件 資料都準備好之後，我們就可以在 Office Word 裡面設定這份 Word 文件 (郵件範本)，讓他變成可以當成「合併列印」或「發送個人化郵件」的文件。 以下是設定的步驟： 1. 啟動合併列印 這個步驟主要是讓你選擇一個方便編輯的格式，你選「信件」或「電子郵件訊息」其實沒多大差別，最後都還是會轉成 E-mail 寄出去的。如果選擇「信封」或「標籤」的話，他也只是幫你先設定好列印邊界設定而已，這部分跟寄送郵件就沒什麼關係。 ![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/5e9acf5fbee119286b49-208306723-6b3e37b5-1144-4da6-9dad-265e1f4e5a4a.png) 2. 選取收件者 這個步驟主要讓你設定一組資料來源，因為我們要發送的是「個人化」的郵件，所以需要一份類似「資料庫」的資料來源，好讓你把每一筆資料轉換成一封客製化的郵件。 ![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/dcca797620e181f8a965-208282625-fbd6211b-5131-4e80-a829-b0a051825f0f.png) 這裡我們當然要選擇先前準備好的 Excel 檔案，選擇好之後，會出現以下畫面： ![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/f9e55b23c08b2a2e536e-208306893-1e7be669-6f33-406d-8dc9-85d0d556bdfc.png) 然後選擇一個 Excel 檔案中的**工作表**(Worksheet)： ![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/e72e966953dc9e8d3632-208306895-400484e2-8026-41e5-b9ab-7f36fc009d35.png) 3. 編輯收件者清單 這個步驟不一定要執行，因為他只是讓你預覽從 Word 合併列印的角度，到底讀了什麼樣的資料進來？讀入的資料有沒有亂碼等等！ ![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/ecfbd642b63db6678617-208306992-015ff289-c0bc-4dc4-89df-43055eb499aa.png) 4. 預覽結果 這顆按鈕可以讓你直接預覽每封郵件的確切內容，你可以在發信之前做最後確認： ![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/44baca6d66b2a76526e9-208307030-7834e3ba-cc72-4100-9c31-f6a9e7026879.png) 5. 發出郵件 這已經是最後一個步驟，你可以透過下圖功能開始準備發出郵件： ![完成與合併 - 傳送電子郵件訊息](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/77b62480409fe0abe987-208307065-bb20eaa1-0a45-4ed8-b689-026e594d0e8c.png) 在發出郵件之前，你還可以設定「收件者」欄位是哪一個(請選擇有 E-mail 的欄位)，以及「郵件主旨」部分(主旨列)，並可選擇是否要發送給所有收件者或是僅部分收件者！ ![合併到電子郵件](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/657377684ed74b4abd07-208308431-4011a766-8e6c-4beb-bda1-332829d07f6f.png) 6. 檢查發信記錄 郵件如果有成功寄出，應該會自動出現在你的 Office Outlook 的「寄件備份」資料夾中！👍 ### 總結 Office Word 的「合併列印」功能實在太過強大，只要設定得當，就算是上萬封郵件也可以這樣子寄出。但唯一要注意的地方是，你的電子郵件伺服器是否允許你寄出這麼多郵件，像是 Microsoft 365 的 Exchange Online 雲端服務所提供的 SMTP 伺服器 ，就有非常明確的 [Sending limits](https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits?WT.mc_id=DT-MVP-4015686#sending-limits-1) 發信封數限制。 ![image](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/4e684df5eea52b5ca364-208307552-816982ef-47da-47cb-8ad9-efdab1ed1b50.png) ### 相關連結 - [Exchange Online limits - Service Descriptions | Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits?WT.mc_id=DT-MVP-4015686) - [如何使用合併列印功能在 Word 中，若要建立，然後列印使用 Excel 工作表之資料的套印信件](https://support.microsoft.com/zh-tw/topic/%E5%A6%82%E4%BD%95%E4%BD%BF%E7%94%A8%E5%90%88%E4%BD%B5%E5%88%97%E5%8D%B0%E5%8A%9F%E8%83%BD%E5%9C%A8-word-%E4%B8%AD-%E8%8B%A5%E8%A6%81%E5%BB%BA%E7%AB%8B-%E7%84%B6%E5%BE%8C%E5%88%97%E5%8D%B0%E4%BD%BF%E7%94%A8-excel-%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E8%A1%A8%E4%B9%8B%E8%B3%87%E6%96%99%E7%9A%84%E5%A5%97%E5%8D%B0%E4%BF%A1%E4%BB%B6-d8709e29-c106-2348-7e38-13eecc338679?WT.mc_id=DT-MVP-4015686) - [如何使用 Word 2013 搭配 Excel 2013 製作合併列印標籤](/post/2015/01/27/How-to-make-labels-and-mail-merge)