# 如何透過 PowerShell 操作 Exchange Online 與 Outlook 的郵件規則設定 我的 Outlook 郵件規則一共有 `155` 個，多到我幾乎不會去人工檢視這些規則是否還合理，也無法一一開啟檢視，因為透過 Outlook 來管理這些郵件規則實在太沒效率了。前幾天發現，我有幾封郵件怎樣都收不到，也沒在垃圾郵件夾，這才想起我可能之前有設定過郵件規則，不知道分類到哪裡去了，這才讓我起心動念，設法用 PowerShell 來找出我想要的規則集。這篇文章我就來分享幾個好用的 PowerShell 指令。 ![Post Office](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/fcdaf6186b16f476d080-209837147-b67ed968-bc8a-4529-ab7e-4f9e8fbfaa38.png) ### 登入 Exchange Online ```powershell $UserEmail = "user@example.com" $Credential = Get-Credential -Message "AzureAD Login" -UserName $UserEmail Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName $UserEmail -ShowProgress $true -Credential $Credential ``` ### 常用的郵件規則指令整理 我透過以下幾個命令，搭配 CSV 匯出與 Excel 批次整理現有的郵件規則，一下子就整理好我所有的郵件規則！ 1. 取得所有郵件規則清單 ```powershell Get-InboxRule ``` 我在執行這個 Cmdlet 的規則集中，剛好出現了一個有問題的規則，稍後會介紹刪除郵件規則的方法： ![Get-InboxRule](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/f105028bb400d78a33cb-209786417-f03f15be-6697-46ff-8a2f-dfa29dfbae68.png) 顯示特定幾個重要欄位 ```powershell $MyInboxRules = Get-InboxRule $MyInboxRules | select Name,Enabled,Priority,MoveToFolder,From,SentTo| ft ``` 2. 快速搜尋出有問題的郵件規則 如果要快速找出一個規則，可以直接傳入規則名稱，非常簡單： ```powershell Get-InboxRule "518人力銀行" ``` 如果要透過「關鍵字」快速找出所有相關的郵件規則，可以這樣寫： ```powershell Get-InboxRule | where {$_.Name -like '`[不重要`] *'} ``` 3. 刪除郵件規則 刪除郵件規則最簡單的寫法是這樣： ```powershell Remove-InboxRule "518人力銀行" ``` ![Remove-InboxRule 518人力銀行](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/50dff3021e02fa5e8747-209789657-927d003b-2a77-4e6b-9b32-3e431540f02c.png) 如果要刪除多組郵件規則 ```powershell Get-InboxRule | where {$_.Name -like '*104*'} | Remove-InboxRule -Confirm:$false ``` ![Get-InboxRule | where {$\_.Name -like '104'} | Remove-InboxRule](https://stwillblogassets.blob.core.windows.net/files/images/external/user-images.githubusercontent.com/810bebd145ccb3534f8d-209791118-0abe8e7f-5815-43ec-baf6-96bb1c52b273.png) 4. 停用/啟用郵件規則 ```powershell Disable-InboxRule "[電子報] Costco Taiwan" ``` ```powershell Enable-InboxRule "[電子報] Costco Taiwan" ``` 5. 匯出所有郵件規則 匯出 CSV 格式： ```powershell Get-InboxRule | Export-Csv -Path 'G:\MyInboxRules.csv' -NoTypeInformation -Encoding utf8 ``` 匯出 Excel 格式： ```powershell Get-InboxRule | Export-Excel -Path 'G:\MyInboxRules.xlsx' -AutoSize -AutoFilter -Show ``` > 你必須先安裝好用的 [ImportExcel](https://www.powershellgallery.com/packages/ImportExcel) 模組，才能使用 `Export-Excel` cmdlet 喔！ 6. 調整郵件規則優先權 以下範例是將該郵件規則的優先權設定為 `10`： ```powershell Set-InboxRule '不太重要的郵件自動分類' -Priority 10 ``` 如果已經有個優先權為 `10` 的郵件規則，原本的郵件規則的優先權編號會自動往前修正 `1` 號，但如果無法往前修正的話 (例如 `1` ~ `9` 都有規則在用了)，這個規則就會新增為 `11` 優先權，而原本的 `11` 就會變 `12`，依此類推！ > 如果想將郵件規則調整為「最高優先權」的話，可以指定編號為 `0`，當你設定為 `0` 的話，最後還是會重新編號為 `1`，所有的優先權編號都是從 `1` 開始計算的，其他規則就會全部向後加 `1`！ 7. 將郵件規則更名 ```powershell Set-InboxRule 'Costco Taiwan' -Name '[電子報] Costco Taiwan' ``` 改名時順便調整規則優先權 ```powershell Set-InboxRule 'Costco Taiwan' -Name '[電子報] Costco Taiwan' -Priority 999 ``` 8. 重新排序郵件規則優先權 依照 `From` 寄件者信箱進行排序這些郵件規則 ```powershell Get-InboxRule | where {$_.Name -like '`[不重要`] *'} | Sort-Object -Property From | foreach { echo "$($_.Name): Set-InboxRule $($_.Identity) -Priority 999" Set-InboxRule $($_.Identity) -Priority 999 } ``` ### 建立郵件規則 由於郵件規則可以設定的相當複雜，所以建立郵件規則的參數超級多，我這裡就整理我常用的幾個規則就好： 1. 將特定「寄件者」送入特定郵件資料夾，優先權設定為 `999`，並且停止處理其他規則 我個人每天會收到數百封郵件，不靠郵件規則我根本就不用做事了。所以我會把一些不太重要的郵件先移到一個名為 `!! 不重要` 的郵件資料夾中，等有空的時候才會去翻來看。不過，我這個習慣用了很多年了，目前累積未看的郵件大概有 `68,953` 封信，我覺得這樣很好！😆 ```powershell New-InboxRule ` -Name '[不重要] 兩廳院代售票券節目電子報快訊' ` -From 'customerservice@mail.npac-ntch.org' ` -MoveToFolder ':\收件匣\!! 不重要' ` -MarkImportance "Low" ` -Priority 999 ` -StopProcessingRules:$true ``` > 如果不指定 `-Priority` 的話，預設值為 `1` (最高優先權) 這裡的 `-MoveToFolder` 要使用 `MailboxID:\ParentFolder\SubFolder` 這種格式！你可以透過以下命令查出所有可用的資料夾名稱： ```powershell Get-MailboxFolder -Identity :\收件匣 -Recurse | select Identity ``` 2. 將「我」出現在 `To` 欄位的郵件都標示為重要郵件 由於這條規則可能會跟我的 `[不重要]` 郵件相衝突，所以我要把**郵件規則**的**優先權**設定的高一些，並且刻意不加上 `-StopProcessingRules:$true` 參數，好讓後面的郵件規則可以繼續判斷！ ```powershell New-InboxRule ` -Name '[重要] 有我在 To 欄位的郵件' ` -MyNameInToBox $true ` -MarkImportance High ` -Priority 0 ``` ```powershell New-InboxRule ` -Name '[重要] 只寄給我的郵件' ` -SentOnlyToMe $true ` -MarkImportance High ` -Priority 0 ``` > 注意: 只要你使用了 `-MarkImportance` 參數設定規則，該規則就會從 Outlook 中消失，這個問題應該是個 Bug，等微軟修復！ ### 每個郵件規則物件的屬性 以下我列出特定一條 `InboxRule` 的所有屬性清單，方便撰寫腳本時查閱： ```powershell Get-InboxRule 5044794974520999938 | fl ``` ``` Description : If the message: the message was received from 'MMA@mx1.edm.sinopac.com' Take the following actions: move the message to folder 'Sino 永豐銀行' and stop processing more rules on this message Enabled : True Identity : will\5044794974520999938 InError : False ErrorType : None Name : [銀行] MMA@mx1.edm.sinopac.com Priority : 14 RuleIdentity : 5044794974520999938 SupportedByTask : True Legacy : BodyContainsWords : {} ExceptIfBodyContainsWords : {} FlaggedForAction : ExceptIfFlaggedForAction : FromAddressContainsWords : {} ExceptIfFromAddressContainsWords : {} From : {"MMA@mx1.edm.sinopac.com" [SMTP:MMA@mx1.edm.sinopac.com]} ExceptIfFrom : HasAttachment : False ExceptIfHasAttachment : False HasClassification : ExceptIfHasClassification : HeaderContainsWords : {} ExceptIfHeaderContainsWords : {} MessageTypeMatches : ExceptIfMessageTypeMatches : MyNameInCcBox : False ExceptIfMyNameInCcBox : False MyNameInToBox : False ExceptIfMyNameInToBox : False MyNameInToOrCcBox : False ExceptIfMyNameInToOrCcBox : False MyNameNotInToBox : False ExceptIfMyNameNotInToBox : False ReceivedAfterDate : ExceptIfReceivedAfterDate : ReceivedBeforeDate : ExceptIfReceivedBeforeDate : RecipientAddressContainsWords : {} ExceptIfRecipientAddressContainsWords : {} SentOnlyToMe : False ExceptIfSentOnlyToMe : False SentTo : ExceptIfSentTo : SubjectContainsWords : {} ExceptIfSubjectContainsWords : {} SubjectOrBodyContainsWords : {} ExceptIfSubjectOrBodyContainsWords : {} WithImportance : ExceptIfWithImportance : WithinSizeRangeMaximum : ExceptIfWithinSizeRangeMaximum : WithinSizeRangeMinimum : ExceptIfWithinSizeRangeMinimum : WithSensitivity : ExceptIfWithSensitivity : ApplyCategory : {} ApplySystemCategory : {} CopyToFolder : DeleteMessage : False DeleteSystemCategory : {} ForwardAsAttachmentTo : ForwardTo : MarkAsRead : False MarkImportance : MoveToFolder : Sino 永豐銀行 PinMessage : False RedirectTo : SendTextMessageNotificationTo : {} SoftDeleteMessage : False StopProcessingRules : True MailboxOwnerId : will IsValid : True ObjectState : Unchanged ``` ### 相關連結 - [ExchangePowerShell Module | Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/?view=exchange-ps&WT.mc_id=DT-MVP-4015686#mailboxes) - [Get-InboxRule](https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/get-inboxrule?view=exchange-ps&WT.mc_id=DT-MVP-4015686) - [Set-InboxRule](https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/set-inboxrule?view=exchange-ps&WT.mc_id=DT-MVP-4015686) - [Remove-InboxRule](https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/remove-inboxrule?view=exchange-ps&WT.mc_id=DT-MVP-4015686) - [Enable-InboxRule](https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/enable-inboxrule?view=exchange-ps&WT.mc_id=DT-MVP-4015686) - [Disable-InboxRule](https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/disable-inboxrule?view=exchange-ps&WT.mc_id=DT-MVP-4015686) - [New-InboxRule](https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/new-inboxrule?view=exchange-ps&WT.mc_id=DT-MVP-4015686) - [Find the permissions required to run any Exchange cmdlet](https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/exchange/find-exchange-cmdlet-permissions?view=exchange-ps&WT.mc_id=DT-MVP-4015686)