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記載著 Will 在網路世界的學習心得與技術分享

台灣、雲端與颱風:我將公司全面雲端化的心路歷程

這次 杜鵑颱風 橫掃台灣,即便台灣每年都要應付這麼多大大小小的颱風,但這次還是傳出不少災情,希望大家都能安然度過!這次颱風來臨前,家人說要上台北,叫我這次不要回台中,躲過了塞車之苦,不過在家悶了好幾天,也著實有點難受,事情想著想著想到了十多年前剛創業的時候遇到的「納莉颱風」,這次颱風幾乎把當時剛起步的博客來網路書店給摧毀(因為主機泡水),當時的新學友也因為納莉颱風而重創。當時我公司剛創立沒幾個月,辦公室位於忠孝東路一段竟然也大淹水(水深到腳踝),還好當時伺服器是擺在桌上,只有斷電而已,主機與資料都完好,當時可沒甚麼雲端備份服務可用,如果當時主機泡水的話,那就真的慘了。(可能就不會有現在這個部落格了)

(上圖是一位太空人 Kjell Lindgren 從太空站拍攝杜鵑颱風的相片,他每天都會從太空站直接發照片到 Twitter 上)

我大概在兩年多前,決心將公司重要的服務與資料搬上雲端,盡量不讓自己管理實體伺服器,而是更加專注在公司經營與商務營運方面。這些年下來,已經明顯感受到雲端化帶來的效益。各位可能很難想像我到底花了多少時間說服自己「上雲端」的心理障礙,以及下定決心後如何在幾個月內將自己的公司全面雲端化,並在幾年之間讓公司成長了 50% 之多!

以下我想分享我這些年公司雲端化過程的一點心路歷程:

猶豫期

我公司成立至今 14 年半,好長一段時間公司內的伺服器主機都是我自己管理,因為公司的伺服器管理許多重要的資料,也提供一些公司內需要的一些網路服務,例如 AD、自行開發的客戶資料管理系統(CRM)、Wiki、郵件伺服器等等,這些東西其他人也不熟,實在不放心假手他人。不過公司成長到一定程度,公司也開始有了專職的 IT 人員,人多了之後,就開始思考不同的主機、服務要如何設定適當的權限,以便授權給不同人員管理。

其實自己管理主機並沒有什麼問題,由於自己懂得如何管理,所以成本可以壓的非常低 (我的時間成本不算的話),管理伺服器的過程也可以得到不少成就感,好像沒甚麼不好的?真的是這樣嗎?

事實上,這些看似正常的主機每隔幾年都會壞掉一次,硬碟壞掉是最常見的,還有 CPU 壞掉的、記憶體壞掉的、電源供應器壞掉的,這些硬體的失誤不可控制,你也無法預測何時會發生,實際經驗告訴我,管理重要的資訊資產,憑「感覺」完全是鄉愿的態度,也不能完全以「成本」為主要考量。例如:這顆硬碟半年前才剛換過,負責儲存備份的電腦壞了沒關係,等有錢再買好了,反正這幾個月應該還不會壞掉。(我就遇過買的新硬碟一周內就壞掉的情況,你根本無法事先預料,且所有資料都無法救出來)

硬體的部分既然會壞掉,一個好的 IT 政策在規劃的時候,你必須「假設」所有硬體都是隨時會壞的,用這樣的態度去規劃,才能做好完整的資料保護。

再來就是「人」的部分,所有的軟硬體都是「人」在管理,硬體會失誤,人的失誤可能會更頻繁,就算你相信自己不會犯錯,交給別人做呢?能保證不出錯嗎?你的人真的能專業到確保出錯後還能復原嗎?這部分的「風險」絕對比你想像的來的大,任何跟「人」相關的工作,都會失誤,這也是莫非定律的第一條所說的:「Anything that can go wrong will go wrong.」( 凡事只要有可能出錯,那就一定會出錯 )

所以我對於 IT 政策的規劃的基本原則就是「不要相信人」,因為沒有任何人可以保證不出錯(包括我自己),所以只要能自動化的工作,一定要全部自動化,可以透過程式或指令自動化的動作,一定寫程式處理,絕不讓「人」手動操作這麼多複雜的步驟,因為任何一個步驟一不小心都有可能出錯。

我在思考公司全面雲端化的可行性時,考量非常多層面,當然也想過成本問題,而在猶豫是否導入的過程,花了我不少時間評估,也很難下決定,尤其是牽涉到「花錢」的時候,就會再三猶豫,這是一種「慣性」,想要突破這種「避免花錢」的思維,所花費的力氣與時間成本絕對比你想像的還多!

有時候,人就是必須感覺痛了,才知道要改變!

 

導入期

在歷經多次痛苦的 IT 意外事件後,我終於痛定思痛,決心將公司全面雲端化,而在導入的過程,我找了許多線上的雲端服務,這些服務在網路上有超多選擇,我也嘗試了很多家服務,在規劃的階段,我列出了以下清單,並且逐一試用:

你可以發現我花了大量的時間試用、挑選這些雲端服務供應商,累積了不少心得,只要覺得不錯就導入公司使用。

在公司導入這些雲端服務,其實最大個進入障礙就是「大家不去用」,我的導入原則是這樣的,先向公司同仁分享將導入新的服務,清楚的告訴大家這次要導入的服務優缺點為何,以及為什麼要用這套服務,讓大家直接將這些線上服務用在手邊的專案上,如果用了一段時間大家不太愛用了,那就是這家的服務沒那麼實用,那我也不堅持,直接換下一套,畢竟這些線上服務都是月租的型態,其實沒甚麼轉換成本。

我們用了兩年時間不斷的挑選與試用,上述標示粗體的部分就是我們公司最後還有在使用的,建議大家也可以試試看!

在這些線上服務中,你可以發現有很多是 Microsoft 提供的產品,不是說我都用 .NET 做開發,所以都只推薦微軟的產品,事實上是我在用過這麼多線上服務中,Office 365 是我見過整合的最好的產品(其實並不是一開始就很優,而是越來越好用),在眾多 Office 365 產品線中,有個方案 Office 365 商務進階版 則是我研究過性價比(C/P)最高的產品,一個月 NT$ 400 起 (每位使用者),在這個方案裡包含了以下軟體與服務:

  • 安裝軟體
    • 最新版 Office 2016 應用程式 (離線安裝版),並且可同時用在 Windows 與 Mac 電腦,合法授權使用!
    • 每位使用者可在 5 台 PC 或 Mac、5 台平板電腦 (Windows、iPad 與 Android) 以及 5 支手機上安裝 Office!(使用時須登入你的 Office 365 帳號)
  • 線上服務
    • 完整的 Exchange Online 郵件服務(可跟 Outlook 完美結合)
    • 每個人都會有個 Outlook Web App 線上收信介面,功能非常完整
    • 每個人都會有個 50GB 的超大信箱空間,可存放超過 15 年的郵件
    • 可使用商務用 Skype (即 Skype for Business) 工具在公司內進行協同作業 (聲音、影像、分享螢幕、遠端控制)
    • 可使用商務用 Skype (即 Skype for Business) 邀情外部人員進行視訊會議(外部人員參加視訊會議免費)
    • 可使用 yammer 企業社交網路(這其實不太實用,哈哈)
    • 可使用 Office Online 直接用瀏覽器建立並編輯 Word、OneNote、PowerPoint 及 Excel 文件,新版還支援多人同時編輯,超酷!
    • 可使用商務用 OneDrive (類似 Dropbox 或 Google Drive),每個人有多達 1TB 空間可用
    • 可使用小組網站 (SharePoint Online) 共享文件與檔案,並可透過 商務用 OneDrive 共用檔案
    • 可使用 Office 365 Video 影音頻道,在公司內部共享影音資源 ( 相關說明 )
  • 上述軟體皆包含
    • 服務有保證上線時間達 99.9% 且具財務後盾的服務等級協定 (SLA)
    • 提供五層安全防護與主動監控的先進安全措施 (詳細說明) (簡言之:比你自己管理安全多了)
    • 強調隱私權管理 (詳細說明)
    • 完整且容易上手的 Web 系統管理介面 (無須專業人員即可管理帳號與設定信箱)
    • 永遠的最新版軟體 (所有 Office 365 相關產品的最新版你都可以免費下載安裝)
    • 無限制使用 Office 365 的 Active Directory 整合,可輕易的在公司內部實作單一簽入機制
    • Microsoft 支援提供電話與線上解答、操作教學資源 (瞭解詳情)

上述所有的功能,每位使用者一個月只要 NT$ 400 元,我覺得軟體真正的價值是看你會不會使用,其實這些功能整合在一起之後,真的非常強大,大家可以進入我的 Will 保哥的技術交流中心 粉絲團,並且點擊粉絲團上方的「立即購買」就可以獲得免費 30 天試用,同時我們公司也有 Office 365 專業顧問會輔導大家如何更有效率的使用 Office 365 相關軟體。當然,如果想要詢問其他線上服務的使用心得,我們也是���歡迎大家一起交流的! 

 

收成期

一間企業在經營的過程中,有太多大大小小的隱藏成本在消耗,其中最看不見的就是這些 IT 基礎建設,感覺沒事就沒事,只要一出事就是大事,所以身為 IT (唉踢) 人員,總是有種莫名的失落感,尤其是平時在公司想看一些 IT 書籍或雜誌還會被老闆說上班時間不准看書的落寞。

身為一個老闆,我將公司內部的 IT 全面雲端化之後,所看到的業績成長、服務品質提升、自由的時間更多,這些都只是表象,我並不是要說將公司 IT 雲端化之後真的有這種魔力,而是身為老闆的你,意識到哪裡不一樣了嗎?是的,你的注意力轉移了!

我兩年前參加 2013 第6屆iT邦幫忙鐵人賽 的一篇 Will 保哥的 IT 創業之路 (29) - 建立良好的夥伴關係 文章中開頭就寫到:「企管書籍常說,企業應該要做自己擅長的事情,要聚焦,不擅長的事情應該都要外包,才能降低成本,維持企業競爭力。這話說的有道理,但前提是你要能找到一個能信賴、擁有相同價值觀的廠商或夥伴,才能真正降低成本維持競爭力。」現在回頭看看,還真是越看越有感覺,我將公司 IT 全面雲端化之後,所得到的並不是「一堆好用的功能」而已,更重要的是「注意力」集中了,因為一個人的注意力有限,當你專心一件事情,同時另一件重要的事情就會被忽略。當你把注意力專注在公司經營、業務開發、內部管理、協同作業上,這些對管理者來說更重要的事情上,只要景氣不要太差,公司會進步、會成長應該都是必然的結果!

當我感受到全面雲端化的效益之後,我同時也意識到,其實這個「雲端化」過程幾乎是不可逆的,原因有幾個:

  • 雲端競爭激烈,成本被壓在一定的程度下 (大多還免費),上雲端之後的成本大約在人均工資的 1% ~ 3%左右!
  • 選擇知名品牌且多人推薦使用的雲端服務,通常都不會太難用,但使用習慣還是會因國情不同而有所差異。
  • 雲端平台通常提供一定程度的客製化功能,只要學會如何應用,通常可以組合出自己想要的使用情境 (自行開發客製化軟體就很難有這種彈性)
  • 讓有經驗的雲端平台業者代管主機與網站,絕對比自己 (公司內的自己人) 管理網站來的安心。

 

結語

我自己就是一間小型公司的老闆,隸屬於台灣最常見的中小型企業,非常清楚知道經營公司最重要的就是「開源」與「節流」,在景氣不好的時候「開源」不易,這時就必須「節流」。但你可知道「節流」很容易養成習慣,因為省錢這件事是可以自我掌控的,但如果省過頭,其實也會流失掉許多潛在的成長機會,這個觀念說起來很容易,做起來卻沒那麼容易,踏出第一步總是艱辛的。

光是談「雲端化」,其實每個人早就在用了,早在十多年前的 ICQ 與 MSN 其實就是一種雲端服務,像我身邊每個朋友都在用 Dropbox 雲端硬碟,每個人也都擁有一個以上的 Gmail 或 Hotmail 帳號。但如果談到「公司」也要雲端化,就好像還有點遙遠,大家都覺得好像「不需要」或「還早」,也許之前是這樣,但現在由於各家雲端業者的平台、服務、品質、可靠性、安全性都越來越到位,我覺得時間差不多了,若要真正感受雲端帶來的效益,還是必須身處雲端才會有感覺,這是我這兩年體會到的深刻感受。