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多奇數位創意 Outlook 電子郵件 (Email) 撰寫技巧

關於電子郵件的使用,每個人雖然都在用,但卻不見得每個人都會用,有很多很基本的使用觀念,在公司��或團隊中總會有人不知道。隨心所欲的發信,不但會導致自己在日後難以搜尋相關信件,更會影響「對方」難以管理郵件,損人而不利己。因此,我研究出一套電子郵件的撰寫技巧來改善 Email 的溝通效率,以下我就分享我個人觀點,有任何好方法也歡迎大家留言建議!

本篇文章主要以 Outlook 2013 來做說明,不過電子郵件的基本撰寫原則都是差不多的。

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關於收信的人

  • 收件者:需要針對這封郵件做出回應的人。
  • 副 本:需要關注這封郵件內容的人,可不用回應,知悉即可。
  • 密件副本:需要瞭解這封郵件內容,又不希望其他人知道的人。有時則是將本次郵件備份到另一個信箱或寄給自己備查。

    相關文章:將 Outlook 寄出的郵件儲存在原本回覆信件的資料夾內

 

關於郵件主旨

  • 使用唯一的郵件主旨,郵件主旨盡量不要跟其他信件重複(便於分類)
    • 有些人會直接把「郵件內容」寫在「主旨」上,然後內容留空白一片,我個人很討厭這樣,不過也算是唯一的郵件主旨啦 XD
    • 專案郵件範例「專案名稱 : 溝通主題」
      • OOO專案:專案需求討論會議 #1
      • OOO專案:請提供網站地圖
    • 交辦事項範例「主要任務 + 時間」
      • 多奇104年1-2月營業稅明細資料.401及繳款書
      • 請提供 2015 年 01, 02 月的 401 表
      • 141212_董事會議簡報
      • 新人報到資料:黃某某
  • 回覆郵件時,讓回覆的郵件主旨自動附加 "Re: "在主旨上,不要用中文的「回覆:」(Outlook 以外的軟體可能需要調整選項設定)
  • 回覆郵件時,不要修改對方的郵件主旨,如此 Outlook 才會將相同主題的郵件群組在一起

    備註:Outlook 2013 有個「顯示為交談」功能,可以讓相同主旨的郵件自動群聚在一起,所以只要寄信的人有設定唯一的郵件主旨就會非常的方便分類與管理!如下圖示:

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關於郵件內容

  • 附加簽名檔,提供額外的連絡資訊,方便對方可以用Email以外的方式跟你聯繫
  • 刻意降低使用語氣詞的頻率,例如「」、「」、「」等之類的詞彙少用為妙!
  • 文字內容加入適度的標點符號,以利對方文字閱讀
  • 郵件內容的文字大小不要低於 10pt,以利對方文字閱讀
  • 郵件內容最好經過適度的排版,以利對方文字閱讀
    • 遇到專有名詞,建議多利用「」或【】來區隔,這樣可以有效斷字,這樣的文字讀起來舒服很多
    • 必要時也可多用顏色來區隔重要的關鍵字,但切記文字顏色背景色的色差不要太接近
      • 例如這段文字這段文字就是錯誤示範
      • 請盡量用「亮色系」當成背景色,例如「白底色」或「灰底色」當成郵件的底色,用「暗底色」非常不建議,因為有些人看郵件時無法顯示特殊底色,如果你的文字是白色,而對方又剛好無法顯示黑底色,那對方就什麼字都看不到了!
    • 可多利用 Outlook 內建的項目清單編號來排列列表項目,會整齊很多
  • 盡量不要有錯字,尤其是用注音輸入法的人,更應該注意選字!
  • 網友 Tomex Ou 補充:
    • 專業名詞儘量括號加註英文注解,幫助別人理解你在郵件中提到的內容。
    • 文字描述時,盡量使用「直述肯定句」,不要用「反問」或「繞詞」

 

關於附件檔案

  • 附件檔案超過 10MB 建議先放到其他空間(如 OneDrive, Dropbox, Google Drive, …)並提供連結給對方下載,以節省網路傳輸與磁碟空間
  • 不要傳送會被對方阻擋的檔案,例如:*.bat, *.vbs, *.vb, *.mht, *.exe, *.dll 等等,傳送前請先壓縮(甚至於加密過更好,避免被防毒軟體阻擋郵件)!
  • 請一律用 ZIP 當作壓縮格式 (*.zip),少用 *.rar , *.7z, … 等其他壓縮檔格式,以免對方無法開啟郵件

 

關於訊息溝通

  • 基本原則避免對方看信的過程產生疑問減少疑慮就能提高溝通品質
  • 千萬不要假設「對方」已經知道某些事,除非同一封交談郵件已經傳過多次
  • 在 Email 中提供完整的資訊,尤其是打算發出第一封郵件時,建議把所有相關資訊寫清楚
  • 沒有人知道你在想什麼,請把心中 OS 寫出來,對方才能接收到你想傳達的資訊!
  • 發出郵件之前,先站在對方的角度思考,想一下對方會怎樣「理解」你的郵件
  • 寄出郵件之前,請仔細審視郵件內容,包括:
    • 重新審視一遍是否會發給不應該收到信的收件者,是否有拉錯人進來?!
      • 收件者是誰?
      • 副本是誰?
      • 密件副本是誰?
    • 郵件主旨是否符合本次溝通內容?
    • 郵件內容是否符合基本格式要求?有沒有寫錯字?
    • 是不是忘記夾帶附件檔案?