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記載著 Will 在網路世界的學習心得與技術分享

多奇數位創意 Outlook 電子郵件 (Email) 撰寫技巧

關於電子郵件的使用,每個人雖然都在用,但卻不見得每個人都會用,有很多很基本的使用觀念,在公司內或團隊中總會有人不知道。隨心所欲的發信,不但會導致自己在日後難以搜尋相關信件,更會影響「對方」難以管理郵件,損人而不利己。因此,我研究出一套電子郵件的撰寫技巧來改善 Email 的溝通效率,以下我就分享我個人觀點,有任何好方法也歡迎大家留言建議!

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多奇數位創意 Outlook 行事曆使用技巧 (會議通知、會議告知)

身為資訊工作者,每天要應付大量資訊,手邊就算有強大的軟體支援,但若不會使用,或是觀念不夠完整,都將無法有效運用。而且,現今的工作,很少有僅自己一人獨立完成的,若要召開會議或會議告知,在使用 Outlook 的過程中都有些注意事項。今天我要來分享我這幾個月刻意整理起來的一些 Outlook 行事曆使用技巧,以及在公司裡經常耳提面命的小細節,大多都是與召開會議相關的小細節。

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透過 Outlook 完整下載 Office365 特定帳號裡所有郵件的方法

昨天去拜訪客戶時,被問到一點,客戶說:「如果我們日後不想把把公司郵件放在 Office365 的話,那該怎麼辦?如果要把郵件全部移轉回來會很麻煩嗎?」這個問題其實很簡單,因為我公司當初轉上 Office365 時,就有思考過這個問題,當初也是覺得日後如果要轉移不會太麻煩,所以就大膽嘗試把公司郵件全部轉到 Office365 的 Exchange Online,至少現在還沒有想搬回來的打算。本篇文章,就是描述如何將完整郵件下載回來,以及透過 Outlook 下載郵件的注意事項! (預設設定是有問題的,必須注意)

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如何減少發錯郵件的機會 (延遲 Outlook 2013 傳送郵件)

對一個每天都要使用 Email 的人來說,寄出一封錯誤的郵件是在所難免的事,有時候忘記輸入郵件主旨、有時候選錯收件者對象、有時候還沒打郵件內容就不小心送出了,更慘糕的是,如果在郵件偷罵一個人,而那個人就剛好出現在副本裡。我個人認為我已經是非常細心的人了 (工作上),但一個月還是會有一兩次機會發出錯誤郵件 (基本上每天上百封信要處裡),所以我早在多年以前就把我的 Outlook 設定成延遲傳送郵件,本篇文章就是跟各位分享如何正確設定這個選項。 ( 註:雖然本文以 Outlook 2013 為例,不過早期的 Outlook 也都可以這樣設定 )

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如何設定 Outlook 2013 在郵件標示為已讀取前等候 2 秒

我們在 Outlook 2013 瀏覽郵件時,通常會開啟讀取窗格,所以只要光棒 (Highlight) 滑到哪一封郵件,那封郵件就會出現在讀取窗格中,而且該郵件自動就會被標示為「已讀取」。不過有許多情況下,我們並不想讓郵件這麼快就被標示為已讀取,這時就可以透過選項設定,讓閱讀郵件時等個幾秒鐘,讓你確認讀取之後再真正標示為「已讀取」,這是個非常實用的選項設定。

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如何在 Outlook 2013 顯示第二個時區 (同時顯示兩個時區)

上週到美國西雅圖參加微軟 MVP 全球年會,由於台灣與美國西岸相差 16 小時,所以在 Outlook 行事曆規劃行程變得有點麻煩,安排與檢視行程也變的不太容易,尤其是當台灣與西雅圖的事情放在一起時,會議時間真的會很容易搞糊塗。像我這段時間就必須在美國與台灣這邊約時間開線上會議,安排行程完後,打開 Outlook 會很難看出美國當地時間是幾點。研究後發現,原來 Outlook 2013 可以顯示第二個時區,還挺實用的。

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Outlook 2013 如何勾選【在開啟這種類型的檔案前先詢問】

在 Windows 8 環境下,由於使用者帳戶控制 (UAC) 的改變,很多原本可以操作的功能,預設都會變得不能用,詳細的技術細節可以參照【Windows 8 使用者帳戶控制 (UAC) 深入研究與專家密技分享】文章的說明。本篇文章以 Outlook 2013 為例,當你在 Outlook 中試圖開啟特定文件檔案,而該文件會開啟桌面模式的應用程式十,可能會無法點選【在開啟這種類型的檔案前先詢問】選項,遇到這個問題,可以參考以下修正方式。

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Office 365 信箱移轉系列:回復行事曆「色彩類別」的方法

幾天前,我已經成功將公司原有的 Exchange 郵件伺服器裡的所有信箱成功移轉到 Office 365 平台 ( Exchange Online ),信箱遷移過程整體來說並沒遇到什麼大礙,但多少還是遇到一些小問題,接下來我會寫一些將現有信箱遷移至 Office 365 過程中的一些疑難雜症與解決方法。我們就先從 Outlook 行事曆的「色彩類別」全數消失事件開始講起!

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