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記載著 Will 在網路世界的學習心得與技術分享

多奇數位創意 Outlook 電子郵件 (Email) 撰寫技巧

關於電子郵件的使用,每個人雖然都在用,但卻不見得每個人都會用,有很多很基本的使用觀念,在公司內或團隊中總會有人不知道。隨心所欲的發信,不但會導致自己在日後難以搜尋相關信件,更會影響「對方」難以管理郵件,損人而不利己。因此,我研究出一套電子郵件的撰寫技巧來改善 Email 的溝通效率,以下我就分享我個人觀點,有任何好方法也歡迎大家留言建議!

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多奇數位創意 Outlook 行事曆使用技巧 (會議通知、會議告知)

身為資訊工作者,每天要應付大量資訊,手邊就算有強大的軟體支援,但若不會使用,或是觀念不夠完整,都將無法有效運用。而且,現今的工作,很少有僅自己一人獨立完成的,若要召開會議或會議告知,在使用 Outlook 的過程中都有些注意事項。今天我要來分享我這幾個月刻意整理起來的一些 Outlook 行事曆使用技巧,以及在公司裡經常耳提面命的小細節,大多都是與召開會議相關的小細節。

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如何減少發錯郵件的機會 (延遲 Outlook 2013 傳送郵件)

對一個每天都要使用 Email 的人來說,寄出一封錯誤的郵件是在所難免的事,有時候忘記輸入郵件主旨、有時候選錯收件者對象、有時候還沒打郵件內容就不小心送出了,更慘糕的是,如果在郵件偷罵一個人,而那個人就剛好出現在副本裡。我個人認為我已經是非常細心的人了 (工作上),但一個月還是會有一兩次機會發出錯誤郵件 (基本上每天上百封信要處裡),所以我早在多年以前就把我的 Outlook 設定成延遲傳送郵件,本篇文章就是跟各位分享如何正確設定這個選項。 ( 註:雖然本文以 Outlook 2013 為例,不過早期的 Outlook 也都可以這樣設定 )

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如何在 Outlook 2013 顯示第二個時區 (同時顯示兩個時區)

上週到美國西雅圖參加微軟 MVP 全球年會,由於台灣與美國西岸相差 16 小時,所以在 Outlook 行事曆規劃行程變得有點麻煩,安排與檢視行程也變的不太容易,尤其是當台灣與西雅圖的事情放在一起時,會議時間真的會很容易搞糊塗。像我這段時間就必須在美國與台灣這邊約時間開線上會議,安排行程完後,打開 Outlook 會很難看出美國當地時間是幾點。研究後發現,原來 Outlook 2013 可以顯示第二個時區,還挺實用的。

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Office 365 信箱移轉系列:回復行事曆「色彩類別」的方法

幾天前,我已經成功將公司原有的 Exchange 郵件伺服器裡的所有信箱成功移轉到 Office 365 平台 ( Exchange Online ),信箱遷移過程整體來說並沒遇到什麼大礙,但多少還是遇到一些小問題,接下來我會寫一些將現有信箱遷移至 Office 365 過程中的一些疑難雜症與解決方法。我們就先從 Outlook 行事曆的「色彩類別」全數消失事件開始講起!

>>> 試用 Office 365 的申請連結 <<<

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Microsoft Office 2010 Beta 使用心得之 Outlook 2010

Outlook 2007 原本是 Office 產品線唯一沒有用 Ribbon 介面的工具,而我也最擔心微軟把 Outlook 給 Ribbon 化,不過擔心的事總是會發生,這次 Outlook 2010 已經正式採用 Ribbon 介面,傳統的選單已不復見,還好原本擔心找不到的功能的狀況沒有那麼嚴重,只有一些快速鍵消失了有點難過罷了,不過整體使用經驗在心理加加減減後其實還算加蠻多分的。

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原來鍵盤的數字鍵有如此神奇魔力啊!

我個人的 Outlook 中建立許多資料夾做分類,所以經常要將郵件分類到特定資料夾中,所以背了一大堆快速鍵,讓我減少使用滑鼠的機會,但之前就苦於資料夾建立太多,每次重新開啟 Outlook 後資料夾就需要重新一個一個開啟,不知道有什麼方式可以一次展開所有「收件夾」下的資料夾,結果在噗浪上發問後才得知這個擁有神奇魔力的 數字星號 ( * ) 鍵,除此之外,我又發現許多神奇好用的快速鍵可用喔!

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如何將 Outlook 2007 的 Exchange 離線資料檔移至其他磁碟

由於我的 C 磁碟機一直都處於不夠用的情況下,所以三不五時都要整理硬碟讓空間騰出來,而在 C 磁碟機佔用最多空間的檔案竟然是 Outlook 資料檔 共有 13GB 這麼大,移動 *.pst 檔倒還簡單,但是我們公司有用 Exchange Server 2007,所以有一個 outlook.ost 檔案(Exchange 離線資料檔)一直無法順利搬動到其他磁碟,我也是費了好一番功夫才搬移成功,以下是心得筆記。

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S/MIME 簽章郵件在 Outlook 中出現警告訊息的問題詳解

我之前為了將從網站發出的郵件加上 S/MIME 簽章而傷透腦筋,從頭跌跌撞撞到尾,從來沒有任何一個環節是「順利」的,本想說終於都發送成功了,卻又被客戶發現一個我之前沒發現的問題,而這問題也是困擾我一個多月,經過不斷上網找資料並求證後,終於給我找到點蛛絲馬跡。

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如何讓 IE 在下載檔案時「不要」自動開啟特定類型的檔案

在 Windows 作業系統中,許多元件都是息息相關的,彼此間的行為也是互相影響,舉個我親身經歷的例子來說好了:我在 Outlook 中時常會開啟附件,例如 PDF, Zip, Rar, 7z, doc, xls, … 等等,第一次開啟特定類型檔案時通常會出 [正在開啟郵件附件] 的對話框,若不斷開啟重複的檔案你可能將「在開啟這種類型的檔案前先詢問」給取消勾選,但設定完之後,你就會發現在 Internet Explorer 中點選到相同類型的檔案時也會跟著直接開啟,不會再詢問你是否下載了,這反而會讓我的 IE 整個 hang 在哪裡等檔案下載完才能繼續動作,要是不小心點選到 50MB 的檔案呢? 就是這樣的問題十分困擾著我,也因此決心找出解決之道。

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Outlook 2007: 基礎的安全性系統發生錯誤。未定義機碼組。

剛剛在實驗透過 Outlook 2007 發送含「自然人憑證」簽章的郵件,結果卻發現郵件怎樣都寄不出去,我透過我自己寫的【如何安裝設定「自然人憑證」所需的基礎執行環境】進行環境設定,也將憑證都匯入到電腦中,而且也可以用自己的自然人憑證存取政府服務。除此之外,我也有透過自然人憑證用戶端系統環境檢測工具檢測我電腦,結果也十分正常。再者,也檢查了系統中的 Smart Card 服務,也有正常啟動運作中。照理說 Outlook 沒什麼理由不能發簽章信吧!

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Outlook 無法建立工作檔。檢查暫存環境變數。

我很愛用 Ramdisk (記憶體磁碟) 當成我的系統暫存目錄,因為這真的會讓系統的執行速度快很多,我最近為了讓我的桌上型電腦(Desktop)與筆記型電腦(Notebook)的 Ramdisk 磁碟代號一致而將 Ramdisk 磁碟更換了磁碟代碼,不過這卻導致我的 Outlook 開啟後就會出現 "Outlook 無法建立工作檔。檢查暫存環境變數。" 的錯誤訊息。

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