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記載著 Will 在網路世界的學習心得與技術分享

如何做好一份優質的技術分享會簡報 (使用 PowerPoint 製作)

我們公司經常在內部舉辦技術分享會,讓同仁之間有個技術交流的空間,把日常工作學習到的知識進行一些整理,可以幫助其他人更快的學會一門技術,或是掌握一個不容易輕鬆掌握的觀念。每位同仁所製作的簡報,我幾乎都會從頭到尾看過,而且都會對簡報內容進行回饋或修改,我發現許多人在做簡報的時候經常會忽略掉一些細節,導致簡報品質低落。這篇文章我打算好好的來整理一下製作技術簡報該注意的兩三事。

首先,你一定要先參考我的 在 PowerPoint 2016 中製作技術簡報的幾點注意事項與選項設定 文章,先將幾個重要的「選項設定」調整好,以免在製作簡報時錯誤百出。這篇文章是基於這篇文章並加以補充我認為可以注意的地方。

心態準備

很多人對「技術分享」都會覺得很恐懼,這應該就是「上台恐懼症」吧?很多時候,這些「恐懼」都是自己想像出來的,自己嚇自己而已。我認為要做好「技術分享」至少應培養以下幾種心態:

  1. 接受不完美的你,不要給自己過高的期待

    每個人在技術的路上都是曾經過的,如果還是菜比巴(菜鳥的意思)的你,不用覺得「分享技術」就一定是厲害的人才能做的事,將自己的所見所聞分享出來,是在營造一種團隊學習的氛圍,你的技術可以不用比人加強,但你的影響力可以從你分享的過程徹底展現。相信我,你絕對有這個能力成為一位稱職的影響者(Influencer)!

  2. 不要把「技術分享」當成「演講」來看待

    技術分享演講雖然感覺很像,都是要講給別人聽,但其實還是有一定程度上的差別。

    我所定義的技術分享會,其實是一種「雙向」的交流過程,而非「單向」的傳遞知識。

    你在分享的途中可以接受聽眾提問,也可以讓聽眾補充內容,因此千萬別把自己定位成一個高高在上分享者知識傳播者,我覺得比較正確的心態,應該是把自己定位成一個影響者(Influencer),你的目的應該是「推坑」,引起大家對特定技術的興趣,進而讓大家能夠主動的學習,並且激盪出更多的想法或問題,促進技術交流的成效!

  3. 不要把「技術分享」當成「教育訓練」

    在我們公司,大部分的開發人員都是靠自主學習學會一門技術,同事之間的交流,通常是起到一種「畫龍點睛」的效果。例如比較有經驗的前輩,對技術有比較深刻的理解,當有資淺的同仁提問時,有時候前輩簡單的一句話就可以點醒沉睡的巨龍(或是小龍),那種頓悟的感覺不言可喻。我想大家應該也認同,能待在有一個許多大大可以提問的團隊或公司,那真的是一件很幸福的事! 😊

    很多人會把「技術分享會」準備得像是要用 1 小時的時間替大家上一堂 3 小時的課程,很多技術的細節,看官網就好了,根本不用寫進簡報,把連結附上就好了。但是,有一些知識看官網文件太花時間,或是看了好幾次都無法理解,或是實務上遇到很多官網沒寫的資訊,這些通通都是技術分享會可以特別著重的部分。

  4. 樂在其中

    其實要大家主動分享知識,真的是一件很困難的事。因為整理知識需要花時間,過程很燒腦,但過程往往可以學到很多知識,願意付出的人收穫肯定是最多的。

    不過每個人在分享過後的「感受」是差很多的,有些人在分享完之後會感覺「熱血沸騰」,但有些人會覺得「如釋重負」,這件事沒有好壞,就是一種情緒反應而已。不過,這種「感受」的差異,也就是我文章稍早所說的,擁有「正確的心態」相當重要,如果你沒有給自己設定正確的目標,給自己過多的壓力,那麼「分享」這件事就不再有趣了,那麼這件事自然無法持續下去。

    我們雖然是專案型的公司,但我通常不會把每個人的工作時間給塞滿,大家或多或少都有些空檔可以在上班時間研究新技術,我也會在同仁有空檔的時候指派一些研究任務,然後做點技術分享。我覺得技術分享必須是一件很有趣的事,所以我不會特別壓完成時間,而且我也都明講,如果專案在忙,隨時可以延期,不用有任何壓力。

    這才是「技術分享會」的初衷,你必須把「分享」當成一種快樂的事情才對!

內容至上

要做一場技術分享,最重要的並不是設計「精美」的簡報,而是「優質」的內容,如何讓你想傳達的概念與知識清楚的呈現在大家面前,我認為這才是最重要的事情。因此,以下幾點請務必注意:

  1. 簡報內容中使用到的專有名詞,在書寫上必須正確無誤,該大小、該小寫,請務必到官網查清楚!

  2. 若要摘錄網路上查到的文件內容一段話,請務必在 PowerPoint 的「備忘稿」寫上完整的參考資料來源(有網址更好)

  3. 一圖解千文,但所有參考的圖片都務必要附上圖片來源,確保合理「引用」他人著作!

    經濟部智慧財產局-主題網站-保護智慧財產權行動方案專區-保護智慧財產權宣導-線上教室-撰寫報告如何「引用」他人著作?

  4. 不要把簡報中的「參考連結」集中放在「最後面」,連結最好跟內容放在一起,方便查看簡報的人查驗資訊正確性!

    分享技術的人不見得對分享的事物擁有「完全正確」的理解,但這並不代表你就不能分享不是 100% 確定的知識,很多時候在分享的過程中被揪出錯誤,反而是一種很棒的學習過程,不單單是分享者可以印象深刻,參與分享會的聽眾也可獲得更正確的知識,從錯誤中學習是最棒的!👍

    當聽眾有所「質疑」或「疑惑」的時候,你也隨時可以透過參考連結「佐證」自己的簡報內容。若你能盡量從權威的資訊來源取得參考資訊,例如說「官網」或「國內外你心目中的大神們的部落格文章或影片」等等,其內容將會更具有公信力。

版面配置

  1. 盡量使用 PowerPoint 範本的「版面配置」來製作簡報

    請著重在技術的內容呈現,不要客製化過多的顏色文字方塊或其他炫麗的動畫效果,適量、清楚就好!

  2. 技術分享的內容經常會出現「中文」與「英文」交錯出現的描述,中英文之間的字元間距要稍微大一點點,例如英文或數字的前後可以加上空白字元,這樣可以提升文字閱讀的舒適度!

  3. 簡報範本通常已經設定好中英文字型部分,大多數內容都應該用預設字型來呈現文字就好,但是若遇到指令碼程式碼特殊關鍵字等等,建議可以多利用如 ConsolasNoto Sans Mono 這類的等寬字型來呈現。

    注意: 特定關鍵字也可以用 Consolas 字型,但該關鍵字前後的空白,字型不能用 Consolas,因為會太寬!

  4. 若是「線上分享」的話,簡報的比例請務必設定在 16:9 的比例為主,簡報時畫面才不會出現黑邊

  5. 若是「實體分享」的話,要先注意投影設備的可播放比例,有些投影機是 16:10 的比例。

  6. 簡報上的配色通常為「亮底」或「白底」為主,文字是黑色的,在投影的時候看的比較清楚。

    在簡報上放置「截圖」的時候,也千萬不要用「暗黑模式」的畫面截圖,因為觀眾會很難看清楚圖片的內容。

    如果是「線上分享」的話,通常不會有投影機流明度亮度)不足的問題,因此「暗黑模式」的內容其實是可以接受的!

現場展示 (Live Demo)

技術分享的時候,如果有安排 Live Demo 的環節,通常會帶給聽眾不小的震撼,一來可以讓大家得到更加具體的想像,不會只有抽象概念,二來也可以誘導出更多疑問,幫助大家思考在實作的過程可能會遇到的問題。

  1. 若要展示命令列操作,在 Windows 建議可以多利用 Windows Terminal 來操作!

    因為 Windows Terminal 有很多可以客製化設定的地方,包含字級大小與文字的前景色與背景色都可以調整,方便很多很多!

  2. 若一定要使用 Command Prompt (命令提示字元) 來操作示範,請務必注意不要用滑鼠點擊到到視窗上任何一個位置

    當你用滑鼠點擊到 Command Prompt 任何一個位置後,命令提示字元會進入選取模式,並且會暫停正在執行的所有命令與程式!

    很多人會在 Live Demo 的時候,因為不小心點到 Command Prompt 的視窗,然後還傻傻的等待結果出現,甚至於會覺得 "Demo 魔咒" 再現,怎麼這麼不順! XD

    你下次就知道,如果不小心進入選取模式,按下 Escape 鍵,程式就會繼續執行了!

  3. 現場展示最大的優點,就是可以向大家證明你的技術實力,在同事面前你也可以獲得更高的評價,自己的成就感也會爆棚,自信心也會大增! 👍

    Live Demo 最大的缺點,就是很考驗分享者對技術的掌握度,如果分享者沒有足夠的經驗,一般人都不太敢在大家面前展示自己的技術實力。

    我知道很多人會害怕 Live Demo 是因為到時要是寫不出來,可能會得到尷尬癌當場離世。我只能說:「你真的想太多了,沒有這麼嚴重好嗎!Demo 魔咒是每個人都會遇到的問題,對這種一定會發生的問題,沒甚麼好擔心的啦!」😆

後記

以上就是我目前想到的注意事項,以後有想到其他的我會再更新這篇文章,把更多的經驗分享給大家!😊